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Traitement automatique des factures fournisseurs proALPHA
Numérisez le traitement des factures fournisseurs - de manière intelligente, rapide et sécurisée
Scanner un document d'entrée n'est que le premier pas vers la numérisation. Le contrôle automatisé et un processus continu, de la réception de la facture jusqu'au règlement, permettent d'augmenter de manière significative la productivité. Par rapport au traitement sur papier de la réception des documents jusqu'au règlement, vous pouvez ainsi réduire jusqu'à 90 % de vos tâches manuelles. Et les piles de papier disparaissent d'elles-mêmes.
Mode de fonctionnement et plus
Informations détaillées concernant le traitement automatique des factures fournisseurs résumées dans un PDF.
Traitement automatique des factures fournisseurs dans proALPHA – les points forts
- Exécution plus rapide des processus garantit des avantages en terme d'escompte
- Lecture automatique des données de facture permet d'éviter les erreurs de transmission
- Examen technique et factuel du contenu des pièces comptables (type tickets de caisse, factures fournisseurs, avoirs) vous décharge de la routine, en particulier en période de pointe
- Processus homogènes pour les factures sur papier et au format PDF, gérés via les workflows
- Nombreuses possibilités d'analyse et de contrôle pour l'assurance qualité
- Archivage sécurisé garantissant la conformité aux normes en vigueur
Numériser les processus de bout en bout
Les processus uniformes et numérisés de bout en bout vous aident à économiser temps, argent et efforts. Les workflows se chargent de la maîtrise fiable de votre processus, de la réception des documents à l'écriture, en passant par le contrôle des données de facture et les validations à plusieurs niveaux. En déposant les documents dans le système intégré de gestion électronique des documents (GED), vous achevez chaque tâche de manière à ce qu'elle réponde aux critères d'un audit et qu'elle soit conforme aux normes.
Contrôle de l'exactitude technique et commerciale des contenus
Une fois la facture saisie électroniquement, le système en extrait automatiquement les données pertinentes. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de transmission. En outre, proALPHA contrôle que la facture soit complète et correcte. Pour ce faire, les données reconnues sont comparées aux données de base et de commande du système ERP. En cas d'irrégularités ou d'erreurs, un Workflow en informe le collaborateur compétent.
„proALPHA nous a fourni une solution ERP qui nous permet de créer et de traiter des factures électroniques conformes aux normes en vigueur. Cette fonction est indispensable lors d'un échange de factures par voie électronique et a été parfaitement mise en œuvre dans l'ERP proALPHA.“
Michael Reichelt
Chef du service informatique et responsable ERP, Beurer GmbH
Définir des règles individuelles
C'est à vous de décider quelles factures doivent être soumises au cycle de contrôle automatique. Vous pouvez entraîner le logiciel de contrôle utilisé afin qu'il puisse reconnaître même les cas particuliers spécificiques aux fournisseurs. Lorsque la facture d'un fournisseur a été soumise pour la première fois aux routines de contrôle, le rapport analytique de l'analyse de documents met en évidence les cas de doute et les ambiguïtés. Ensuite, vous définissez les règles correspondantes pour le prochain cycle. Ainsi, votre système apprend en permanence.
Les processus sous contrôle
Avec proALPHA, vous avez le contrôle total de votre processus de facturation à tout moment. En complément du rapport d'analyse, la solution vous fournit également un aperçu complet de tous les documents en attente de vérification. Enfin, elle vous indique à tout moment quelles étapes de traitement ont déjà été effectuées.
