Obszerny system ERP spełniający wymagania danej branży i stale dopasowywany do zmieniających się regulacji prawnych jest nieodzownym źródłem korzyści dla firm we wszystkich aspektach ich działalności, od zakupów po obsługę posprzedażową. Denis Fleury i Lionel Rich z proALPHA, odpowiedzialni za francuskojęzyczny rynek w Szwajcarii i Francji wyjaśniają, dlaczego systemy ERP stały się tak istotne dla firm.
Eugen Albisser, redaktor naczelny Digital
Czy można wyobrazić sobie lepsze miejsce do rozmowy o mikrotechnice niż na targach EPHJ w Genewie, które są Mekką dla producentów i dostawców mikroartykułów dla branży zegarmistrzowskiej? Rozmowa o systemach ERP w kontekście mikrotechniki nie jest jednak łatwa. Nie tylko branża mikrotechniczna zmaga się bowiem z aktualnymi wyzwaniami, które dotykają również inne branże. Jednym z nich jest zastosowanie sztucznej inteligencji w systemach ERP w celu rozszerzenia wsparcia użytkowników w codziennej pracy.
W tym kontekście należy się zastanowić, dlaczego błędem jest inwestowanie w małe rozwiązania ERP, które szybko osiągają granice swoich możliwości. Wreszcie, dlaczego niektóre przedsiębiorstwa nadal chętniej inwestują w maszyny niż w zaawansowany system ERP, który może być tak samo ważny dla produktywności, jak dodatkowa maszyna? Mnóstwo pytań, które dotyczą nie tylko branży mikrotechnicznej. Ale najpierw o mikrotechnice.
Znajdujemy się na targach dotyczących mikrotechnologii. Z jakimi potrzebami odwiedzający przychodzą do stanowiska proALPHA?
Lionel Rich: Na wstępie trzeba powiedzieć, że każda firma ma inne potrzeby. Zasadniczo bardzo ważnym zagadnieniem jest jednak planowanie produkcji, ponieważ w tym zakresie istnieje jeszcze ogromny potencjał. Systemy ERP stają się coraz lepsze, dokładniejsze i uwzględniają coraz więcej czynników. Naszym zadaniem jako pracowników proALPHA jest oczywiście ustalenie, jakie są rzeczywiste potrzeby danej firmy i na tej podstawie udostępniamy odpowiednio przygotowany system ERP. Planowanie produkcji to zdecydowanie mocna strona proALPHA. Jest to coś, czego przemysł zegarmistrzowski i wszyscy producenci komponentów mikrotechnicznych pilnie potrzebują. Prawdopodobnie również większość innych branż. Za pomocą naszego systemu ERP możemy konfigurować wiele różnych zasobów, takich jak ludzie, maszyny, narzędzia i specjalne licencje dla produkcji. Wszystko to można przekazać do systemu i w ten sposób zaplanować produkcję z dokładnością co do minuty.
Planowanie z dokładnością co do minuty – to ekstremalna szczegółowość. Czy wszyscy zaczynają od takiego poziomu?
Rich: Nie, to by było przesadą. Na początku dla większości firm wystarczające jest planowanie wstępne, które pozwala na ogólny przegląd.
Jak wygląda takie planowanie wstępne? Czym różni się ono od planowania szczegółowego?
Denis Fleury: Może się np. ograniczać do jednego artykułu ze struktury produktu lub w systemie jest rejestrowanych i prowadzonych tylko kilka współczynników. Planowanie wstępne oznacza w tym przypadku, że uwzględniane są tylko najważniejsze dane i tym samym na przykład obliczany jest termin dostawy – bez brania pod uwagę innych czynników takich jak np. dostępność pracowników, maszyn, narzędzi, czy też surowców, czasy konserwacji, stabilność łańcuchów dostaw i wiele innych. Każdy kolejny współczynnik pozwala na dokładniejsze obliczenie terminu dostawy, wykluczenie opóźnień i lepszą kontrolę kompletnej produkcji.
Lepszy start zapewnia skalowalny system ERP
Nie trzeba wiele wiedzieć na ten temat, aby zrozumieć, że system ERP z szerokimi możliwościami rozszerzania zakresu funkcjonalności może zaoferować wiele opcji, np. do optymalizacji planowania zależnie od potrzeb.
Fleury: Nie ująłbym tego inaczej, a to nie tylko dlatego, że proALPHA może zaoferować dokładnie taką funkcjonalną głębokość i szerokość. Często obserwuję, że firmy odchodzą od Excela i w pierwszym kroku inwestują w prosty system ERP. Jednak takie systemy często nie dysponują zasobami umożliwiającymi ich trwałe rozszerzanie i dostosowywanie do rosnących potrzeb i nowych uregulowań prawnych. Szybko można osiągnąć granice ich wykorzystania. Dlatego radzę zacząć od stopniowego wdrażania, ale narzędzia, które jest skalowalne i udostępniane przez zespół ekspertów zaznajomionych z aktualnymi zagadnieniami i technologiami.
Czy może istnieć pewna obawa przed tak obszernymi narzędziami jak proALPHA?
Fleury: Jest to możliwe, ale ostatecznie bezzasadne, zwłaszcza biorąc pod uwagę liczne korzyści. Oczywiście możliwe jest również ułatwienie przedsiębiorstwu startu poprzez udostępnienie tzw. systemu Quickstart. Taki pakiet może zostać szybko zaimplementowany, dzięki czemu podstawowa infrastruktura jest udostępniana w bardzo krótkim czasie i użytkownicy będą mogli natychmiast rozpocząć pracę z systemem.
Już dziś sztuczna inteligencja odgrywa w proALPHA decydującą rolę
Kiedy mówimy o aktualnych ograniczeniach niektórych systemów ERP przekładających się na działalność przedsiębiorstw, musimy również porozmawiać o sztucznej inteligencji. Będzie istniało wyraźne rozróżnienie między dostawcami usług ze zintegrowanymi funkcjonalnościami AI i tymi, którzy nie będą w stanie zaoferować takich usług?
Rich: Jest to kluczowy punkt. System ERP jest szkieletem firmy. Cyfryzuje i optymalizuje wiele procesów, które w przeciwnym razie byłyby kosztowne. proALPHA zainwestowała ogromne środki w sztuczną inteligencję i już teraz wykorzystujemy AI w praktyce, do analizy dużych zakresów danych. Integracja proALPHA Connected AI jako standardowego modułu ERP pozwala na optymalizowanie kluczowych wskaźników magazynowych za pomocą sztucznej inteligencji. W ten sposób wąskie gardła w zaopatrzeniu materiałowym, zbyt duże zapasy magazynowe i nieefektywne ustalanie priorytetów dla materiałów mogą całkowicie przejść do przeszłości. To pomaga naszym klientom w podejmowaniu lepszych decyzji każdego dnia. Dzięki temu sztuczna inteligencja już dziś odgrywa kluczową rolę i będzie stale zyskiwać na znaczeniu.
Czy mógłby Pan podać jeszcze jeden przykład, który dla większości nie jest oczywisty?
Rich: Przyjrzyjmy się zarządzaniu środkami pieniężnymi i pytanie: jak można poprawić płynność finansową firmy i nie wiązać jej kapitału w bieżące projekty lub produkcję? AI może bezproblemowo analizować takie dane i sterować planowaniem w odpowiednim kierunku. Mamy możliwość porównania poszczególnych aspektów i możemy od razu zobaczyć, czy warto dotrzymać terminu dostawy, czy lepiej zaakceptować niewielkie opóźnienie. Ponadto możemy udzielić precyzyjnych odpowiedzi na pytanie, jakimi zasobami powinien dysponować magazyn. Dzięki tym narzędziom nasi klienci mogą planować i podejmować trafne decyzje finansowe.
"Hej, możesz zrobić to lepiej"
Dotychczas zaledwie wspomnieliśmy o jednym temacie, który pokazuje, dlaczego skalowalny, szczegółowy i obszerny system ERP ma coraz większe znaczenie dla przyszłości. Ten temat to nowe regulacje. Przykładem mogą być przepisy dotyczące zrównoważonego rozwoju. Tabele Excel szybko stwarzają ograniczenia, podobnie jak małe systemy ERP, które nie pozwalają na wykazywanie śladu węglowego, ani na analizę łańcuchów dostaw.
Fleury: Firmy i przemysł stoją w obliczu tych wyzwań i muszą na nie reagować. Nowe przepisy w Europie, takie jak Zielony Ład – wyznaczający wiążący cel redukcji emisji do roku 2030 – nakładają na firmy wymóg ciągłego dostosowywania własnych procesów, przez co system umożliwiający reagowanie na zmieniające się wytyczne staje się koniecznością. W ciągu kilku lat każda firma, niezależnie od wielkości, będzie z dużym prawdoponobieństwem prawnie lub instytucjonalnie zobowiązana do przestrzegania ustawowych przepisów dotyczących zrównoważonego rozwoju, aby móc nadal sprzedawać swoje produkty. Bez odpowiedniego systemu ERP nie będzie to możliwe.
Istnieją firmy, które mimo to nadal wolą inwestować w powiększanie lub ulepszanie swojego parku maszynowego.
Rich: To fakt, a przy pomocy systemu ERP mogłoby się okazać, że nie ma takiej potrzeby. Chętnie podam przykład: przedsiębiorca otrzymuje zlecenie o wartości ponad pół miliona franków na produkcję artykułów. Ustawia maszyny i pozwala im pracować bez przerw, ale zastanawia się nad zakupem kolejnej maszyny, aby zachować zdolność produkcyjną w przypadku kolejnych zleceń. Jednak jedno spojrzenie do systemu ERP pokazałoby mu, że podział na mniejsze zlecenia pozwoliłby mu osiągnąć znacznie większą produktywność poprzez dołączanie innych zleceń w optymalnych momentach. Tu do gry wkracza AI, która analizuje sytuację i mówi: "Hej, możesz zrobić to lepiej".
Więc lepiej zainwestować w system ERP, a nie w maszynę?
Fleury: W istocie nadal wiele firm inwestuje głównie w maszyny, ale obecnie system ERP jest tak samo ważny dla produktywności, jak kolejna maszyna. Innymi słowy, postrzeganie systemu ERP jako "maszyny" zasadniczo nie jest błędne. Przy okazji wdrożenia potężnego narzędzia, takiego jak ERP, można zaobserwować niesamowite zmiany, które obejmują całą organizację. System sprawia, że firma jest o wiele bardziej wydajna. Każdy może podejmować szybsze i lepsze decyzje, co zdecydowanie wpływa na zadowolenie pracowników. Z tego powodu firmy, które początkowo wdrożyły tylko niektóre moduły naszego systemu ERP, zazwyczaj rozszerzają zakres użytkowania o kolejne. Apetyt rośnie w miarę jedzenia!
